03番号取得サービス導入前に考えるべき!代表番号着信や運用方法

03番号取得サービスは、導入を決めたらすぐに利用を開始できるわけではありません。

複数名で03番号取得サービスを利用する場合に検討しなければならないのは、代表番号着信や保留転送電話の運用方法、留守番電話オプションなどです。

電話フローはサービス導入前に詳細を決めておかないと、いざ導入した時に混乱が生じる原因になります。

03番号開設時に検討が必要となる電話運用フローについて考えてみましょう。

代表番号の着信方法

複数名で03番号取得サービスを利用する場合に検討しなければならないのは、代表番号の受信方法です。

・代表番号を複数のスマホで受信する
・秘書や内勤の社員のみで受信する

03番号取得サービスでは、複数のスマホで代表番号を受信することができます。
少人数で03番号取得サービスを運用する場合や、社員が全員外勤で内勤者がいない場合に有効な運用方法です。

03番号取得サービスの中には、着信履歴を経由して発信した際に代表番号を発番できる機能もあります。
発番を全て代表番号としたい場合は、この機能を使うと良いでしょう。

常にオフィスにいる内勤社員がいる場合は、内勤社員のみ代表番号を着信させるように設定することが可能。
外勤社員は電話の応対に手間取らないというメリットがあります。

秘書代行サービスと併用して、代表番号は秘書代行サービスで受信してもらうという方法も取れます。
全員が外勤社員だけど電話応答の負担をかけたくない場合は、秘書代行サービスを利用すると良いでしょう。

代表番号の運用については、内勤社員で代表番号を受信するメンバーを決めておくか秘書代行サービスを利用する運用がおすすめです。
全員が外勤社員で代表番号への応答が誰もできないことがあるという事態は、ビジネスにおいては避けた方が良いでしょう。

全員が外勤社員で複数のスマホで代表番号を受信する場合は、各スマホに着信履歴が残ってしまうという難点もあります。
着信した側は折り返しが必要だと思って折り返しを行いますが、既に別の人が折り返しをしていた場合は無駄なアクションとなるからです。

内勤社員がいたり秘書代行サービスを利用すれば、電話の取りこぼしや無駄な電話応対アクションを減らすことができます。

保留・転送電話の運用

03番号取得サービスの中には、保留や転送のオプション機能がついているものがあります。
例えば代表番号で受信した電話を担当者につなぎたい時、一度保留にしてから担当者の電話に転送することができる機能です。

通常のPBXでは当たり前に使えるの保留転送の機能ですが、03番号取得サービスにおいては導入予定のサービスに保留転送の機能がついているかどうかを、きちんと確認しましょう。

保留転送機能は完全に1人1番号で電話を運用する場合はあまり必要ありませんが、代表番号で電話を受信する場合や、複数名のチームで仕事を行う場合は保留転送機能があった方が便利です。

留守番電話の設定

03番号取得サービスには留守番電話の機能がオプションでついています。

商談中などで電話に応答できなかった場合、03番号取得サービスのアプリに留守番電話が保存されるので、すぐにアプリを再生して折り返すことが可能です。

留守番電話サービスはオプション設定となっているので、サービス導入前に留守番電話サービスを利用するかどうか決めておく必要があります。

クライアントに各個人の03番号を通知する場合は直接個人に電話がかかってきますが、商談中で電話を取れない事態も想定されます。
各個人が03番号を取得する運用においては、留守番電話オプションの利用は必須と言えるでしょう。

営業時間外アナウンス

03番号取得サービスでは営業時間外や休暇中に、留守番電話ではなく営業時間外のアナウンスを流すことができます。
営業時間外アナウンスはオプション機能となるので、オプション料金はよく確認しておきましょう。

通常の留守番電話とは異なり、営業時間外アナウンスを利用すると会社自体が機能していない時間だとクライアントがわかります。
話中や圏外と勘違いしたクライアントが、営業時間外に何度も電話をかけてくる心配がないので安心です。

03番号取得サービスの導入前に、営業時間外や各個人の休暇中にアナウンスを流すのかどうか、アナウンスの設定内容についてはあらかじめ決めておきましょう。

03番号取得サービスの導入前に詳細な運用方法やオプションサービスも決めておこう

個人で利用するスマホとは異なり、ビジネスで電話を利用する場合は詳細な運用方法をあらかじめ決めておく必要があります。

代表番号や保留転送の運用方法、留守番電話や営業時間外アナウンスのオプション利用有無などは、クライアント対応に影響が出る部分です。
サービスイン後に混乱をきたさないためにも、サービス導入前にきちんと検討しておくようにしましょう。

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