スマホ03番号で電話秘書代行サービスを導入する魅力や注意点

スマホの03番号に電話秘書代行サービスを活用する魅力や注意点とは?

スマホの03番号を取得している東京都の事業主は、現在増加傾向にあります。
03番号があるだけで社会的信用力の向上に繋がりますし、それをスマホで管理することでコスト削減・時間の有効活用など、さまざまなメリットがあります。

とはいえ、事業所を構えたばかり・少数精鋭・外回りが多い事業主にとって、電話対応は煩雑な業務に感じられることでしょう。

そこでぜひとも活用したいサービスが電話秘書代行サービスです。
その名の通り、専用オペレーターが電話対応を代行してくれます。
時間の有効活用や業務の効率化にも繋がりますよ。

ここでは、そんな電話秘書代行サービスの魅力や、実際に利用するときの注意点などについて解説していきます。

スマホの03番号で電話秘書代行サービスを利用する魅力2つ

電話を取りこぼすことがないので、安心して業務に打ち込める

スマホで03番号を所有すれば、たとえ出張中でも受発信が可能ですが、いつでも電話に出られるわけではありません。
重要な打ち合わせや移動中など、どうしても電話口に出られない場面はあります。
とくに営業で外回りが多い人は、このようなケースは非常に多いのではないでしょうか。

そんなときに電話秘書代行サービスが役に立ちます。
事業主に代わってオペレーターが電話対応をしてくれるので、急ぎの電話でも対応可能です。
その後、オペレーターより電話内容に関する連絡がメールで届きますので、電車で移動中でもチェックが可能です。

さらに、一度に複数の電話がかかってきた場合でも、オペレーターがきちんと対応してくれるので安心です。
オペレーターの連絡を見たあとで優先順位を付けて折り返し連絡ができるのも魅力ですね。

このように、重要な電話や急ぎの電話でもオペレーターが必ず対応してくれるので、安心して業務に打ち込むことができます。

きちんと教育されたオペレーターが対応してくれるので、手間削減・信用力向上にも

電話対応のスタッフを新たに雇用する場合、どうしても教育に時間がかかってしまうものです。
しかし電話秘書代行サービスに依頼すれば、最初から電話対応に特化したオペレーターに電話対応をお願いすることができます。

事業主自らがスタッフ教育をする手間暇を削減することができますし、質が高いオペレーターなら取引先や顧客からの自社評価も自然と高くなることでしょう。

やはり電話対応は「会社の顔」を決めるといっても過言ではありません。
専属オペレーターがきちんと対応してくれることで、業務が滞ることがありませんし、信用力の向上にも繋がるのです。

スマホの03番号で電話秘書代行サービスを活用するときの注意点2つ

サービス提供会社によって料金体系・サービス内容・質は大きく異なる

電話秘書代行サービスは、現在さまざまな企業が提供しています。
そしてその事業者ごとに、料金・内容・サービスの質が全く異なります。

自社に見合った料金・サービス内容・オペレーターの質を選択しないと、逆にコストがかかったり、信用力が低下したりする事態にもつながります。

・「料金が一番安いから」とA社を選んだけれど、プラン内容が簡素すぎるので結局別の会社に変更する羽目になり、初期費用などで余計にコストがかかった
・「なんとなく良さそうだから」とB社を選んだけれど、オペレーターの対応が悪く、取引先からもオペレーターに関するクレームがきてしまった

上記のような事例もありますので、電話秘書代行サービスを選ぶときは、しっかりと比較検討しましょう。

おすすめは、まずは「無料体験」に申し込むことです。
無料体験期間でオペレーターの対応やプラン内容を実際に体験することで「自社に合っているかどうか」を判断することができます。

自社提供サービスに対してオペレーターが専門的な知識があるわけではない

電話秘書代行サービスは、電話対応に関しては教育が徹底されているので、安心して任せられます。
しかし、自社商品・サービスに対して専門的な知識があるわけではありません。
そのため、顧客からの高度な問い合わせや複雑な注文の電話が来たとき、オペレーターは「担当の者から折り返しさせていただきます」といった対応しかできないのです。

「折り返しの連絡がたくさんきてしまい、電話対応が逆に大変になった」
「折り返し対応が多いために、顧客から不信感を抱かれてしまった」

上記のようなケースになりそうなときは、専門的な内容でも対応してくれるプランを選ぶことをおすすめします。
自社商品・サービスのマニュアルをオペレーターが把握してくれるので、難しい質問や注文でも対応してくれます。
その分コストはかかりますが、業務効率化のために活用しましょう。

まとめ

スマホの03番号における電話秘書代行サービスは、外出が多く多忙な事業主にとって救世主とも言えるサービスです。
上手に活用すれば、上記のように「業務の効率化」「信用力の向上」などの魅力があります。

しかし自社に合ったサービスでないと、後で余計にコストや手間暇がかかることになります。
最初にしっかりと比較検討しましょう。

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