03番号の電話秘書代行サービスを利用するときの料金や選び方
スマホで03番号を取得して電話秘書代行サービスを利用する場合、費用や選び方は？
東京都で事業所を構えたとき、信用力を高めようとして03番号を取得する事業主の方もいると思います。
最近では、スマホアプリによる03番号利用が増えてきています。
外出中でも利用できる・コスト削減ができるなど、固定電話方式と比較すると非常に便利なサービスです。
それと同時に増えているのが「電話秘書代行サービス」の利用です。
電話秘書代行サービスとは、たとえ忙しくて電話に出られない時でも、オペレーターが代わりに対応してくれる便利なサービスのこと。
とくに起業したばかりで多忙な事業主の方・電話対応が多くて対応しきれない業種の方に人気が高いです。
しかしこの電話代行秘書サービスは多くの企業が提供しており、料金体系やオプションなどがそれぞれ異なるので、どれを選べばいいのか迷ってしまうことでしょう。
以下、スマホで03番号を利用するときの電話秘書代行サービスの料金体系や、おすすめのオプションについて詳しく解説していきます。
電話代行秘書サービスの料金体系は2種類ある
電話代行秘書サービスには、料金体系が「定額制」と「従量課金制」の2種類があります。
定額制は、決められたコール回数分まで一律の料金が発生する制度であり、一番多い料金体系です。
従量課金制は、コール数に応じて料金が請求される料金体系です。
定額制のメリット
・毎月一定した料金なのでコスト計算しやすい
・対応コール回数が多いプランなら、たとえ繁忙期で多くの問い合わせがあっても割安
定額制のデメリット
・コール数が少ないとコストが割高になる
・一定コール数を超えると超過料金を請求されることが多い
従量課金制のメリット
・初期費用や単価が定額制と比較して安い
・コール数が少ないとその分コストも安くなる
従量課金制のデメリット
・予想以上のコール数があった場合、コストが割高に
・コール数が安定しないと毎月のコストが計算しにくい
このように、定額制と従量課金制、どちらにもメリット・デメリットが存在します。
上記の特徴を把握しつつ、自社に見合った料金体系を選択するのがベストです。
03番号の秘書代行サービスを選ぶときのポイント
秘書代行サービスを選択するときに一番気になるのは、料金面だと思います。
しかし料金面ばかりを重視してサービスを選択すると、「なんか違う…」と後悔することにも繋がります。
以下のようなポイントも重視しながら、サービスを比較検討してみましょう。
コール体制がしっかりしているか
緊急時でも秘書代行サービスとすぐに連絡が取れるのか。
お客様対応は丁寧に行ってくれるのか。
アフターサービスは充実しているのか。
オペレーターはお客様との窓口にもなりますから、オペレーターの質が重要です。
さらに、何かトラブルが発生したときのために、アフターサービスが充実していると安心です。
公式HPや口コミ・評判を参考にしつつ、選ぶのが良いでしょう。
サービスのカスタマイズ・変更が容易に行えるか
自社の事業内容は、状況に変化していくことが多いです。
それに合わせて、秘書代行サービスの内容も検討していく必要があります。
そんなときに、スムーズに変更できるのか・迅速に対応してくれるのか、はとても大切です。
電話秘書代行サービスに加入する前に、一度確認しておくと安心です。
秘書代行サービスを利用するときのおすすめオプション
秘書代行サービスを選ぶときには、基本プランの内容はもちろん重要ですが、オプションサービスも確認しておくといいでしょう。
オプションを追加するとコストがかかってしまいますが、便利なサービスも多いため、業務効率化を重視する人は上手に活用しましょう。
時間外対応プラン
基本プランだと「平日9時～18時まで」など決められた時間内でしか対応してくれないサービスがほとんどです。
時間外でも重要な電話がかかってくる可能性が高い業種であれば、指定時間外でも対応してくれるオプションがおすすめです。
多言語対応プラン
外国の人ともやり取りすることが多いならおすすめです。
英語・中国語・フランス語など、サービスによって対応している言語にも幅がありますので、自社に見合った言語に対応しているかをチェックしましょう。
ヒヤリング対応プラン
基本プランだと、簡単な受け答えしか対応してくれないサービスが多いです。
ヒヤリング対応プランなら、サービス問い合わせ・商品注文などの細かな対応も可能となります。
自社サービスが複雑であったり、商品提供していたりする場合は、こちらのオプションも加入すると業務がスムーズになるでしょう。
まとめ
03番号をスマホで取得したら、いつでも受発信ができて便利ですが、いつでもコールに対応できるとは限りません。
そこで電話秘書代行サービスを利用することで、重要な電話でも取りこぼすことが少なくなります。
上記の料金体系や選び方を参考にしながら、自社に見合ったサービス・プラン・オプションを検討してみてください。
