秘書代行サービスとは

弊社で取得したお客様の03番号にかかってきた電話を、弊社スタッフが代わりに御社名で対応い
たします。
受付内容をメールにて即時ご指定のメールアドレスにご報告するサービスです。

こんな方に最適です

・03番号を取得したけど、打ち合わせや移動などで電話を受けられないことが多い
・業務に集中したいから、電話は自分のペースで対応したい
・会社の代表電話なので、しっかりとした印象を与えたい

※弊社で03番号を取得せず秘書代行サービスのみのご利用も可能です。
※報告のメールは、同時に3箇所まで登録可能です。
※間違いやセールス電話はカウントされず、必要な電話だけ対応できます。

 

サービスの種類

電話の着信件数に応じて、以下の2種類からお選びいただけます。
また途中でのコース変更も可能です。

秘書代行(スタンダード):月額 5,000円(税別)

・月間15コールまで基本料金で対応します。
・超過した1コール毎に216円加算されます。
・月に40コール未満はこちらのコースがお得になります。

秘書代行(プレミアム):月額 10,000円(税別)

・月間50コールまで基本料金で対応します。
・超過した1コール毎に156円加算されます。

 

基本仕様と専用オプション

・サービスのご提供時間は毎週月曜日から金曜日の朝 9:00 から夕方 17:30まで。
・土日および祝祭日のサービスは休止致しますので予めご了承ください。
・サービスご提供時間外は話し中となります。
・時間外の対応をご希望の場合は下記のいずれかのオプションの併用をご検討ください。

秘書代行併用オプション(時間外対応)

・時間外アナウンス(営業時間終了をお伝えする案内メッセージ):月額864円
・時間外アナウンス+留守電対応(残されたメッセージを音声メールで即時報告):月額1,080円
・時間外転送 2,700円(営業時間外は指定電話番号に転送)

その他便利なオプションサービスについて

・応答後転送取次 2,500円(応答後、内線のように指定番号にそのまま取次ます)
・応答前転送 2,500円(先にお客様の携帯を呼び出し、一定時間経過後、弊社にて受電対応)
・電話自動応答システム(IVR) 基本料金5000円~要見積もり

※秘書代行専用オプションは、申し込みフォームでは選択できません。メモ欄に記入ください。
申し込み後、詳細をお伺いいたします。

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電話対応の流れ

電話対応については以下の手順での対応を行って参ります。

■電話に出る際は「お電話ありがとうございます。御社名でございます。」 と対応致します。
■お客様名をお伺い致します。
「あいにく、担当者は外出しておりますので折り返しお電話をさし上げるように致します。 恐れ
入りますがお客様のお名前を頂戴できますでしょうか?」
※営業電話の可能性もあるので簡単なご用件もこの時点で伺います。

1・折り返し電話 OK、お客様のお電話番号を伺い、お電話番号を復唱したのち「では後ほど担当
者よりお電話さし上げますのでしばらくお待ちください。お電話ありがとうございました。」

2・電話があったことだけを伝えてほしいとのご要望の場合
「承知しました。では○○様よりお電話があったことを担当に申し伝えます。 お電話ありがとう
ございました。」
※お名前をお伝え頂けない場合は、ご報告致しません。

3・伝言を頼まれたとき伝言内容を復唱し
「かしこまりました。△△△△でございますね。では担当にそのように申し伝えます。 念のため
にお客様のお電話番号を頂戴できますでしょうか?」

その他
・万が一想定外の事象が発生した場合においては、弊社スタッフが常識的な範囲の判断で対応を
させて いただきますので、予めご了承お願い申し上げます。
・間違い電話及び明らかなセールスについては、弊社判断でお断りをし、電話件数に含めませ
ん。 またご報告も致しません。
・セールスかどうか判断のつかないお電話については、ご報告を申し上げます。また電話件数に
もカウントされますのでご了承お願い致します。
・ご報告は 1 回の着信につき1件までとなります。

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