インターネットFAXとは?仕組みや費用メリットもご紹介!

どうしてもFAXが必要だけど、複合機を用意するのに抵抗がある。そんな方におすすめなのが、インターネットFAXです。
メールを通じてFAXのやり取りができるため、簡単に扱える・FAXにすぐ対応できる・費用が安いなどさまざまなメリットがありますよ。

ここでは、インターネットFAXの仕組みや費用、そしてメリットについて詳しく解説していきます。

インターネットFAXとは?

インターネットFAXとは、パソコンやスマートフォンからメールでFAXの送受信ができるサービスのことです。別名「メールFAX」とも呼ばれています。

通常、FAXを利用するためには複合機が必要となります。しかしインターネットFAXでは、複合機が不要です。パソコンまたはスマートフォン、そしてインターネットさえあれば、FAXの送受信ができます。まるでメールのようにやり取りができるので、誰でも簡単に利用可能です。

インターネットFAXでの送受信の仕組みは?

初めてこのサービスを知る方には、インターネットFAXでどのようにFAXが送受信できるのか、不思議に思いますよね。その仕組みは、非常にシンプルです。
以下、インターネットFAXでの送受信の仕組みを解説します。

インターネットFAXの利用方法

まずインターネットFAXサービスを利用するためには、各企業が提供している専用サービスに加入する必要があります。
提供されているプランによって費用やメールアドレスなどは異なりますが、送受信の仕組みや利用方法はほとんど共通です。

送信の仕組み

インターネットFAXでの送信方法は、メーラーにて本文を入力したり画像を添付したりして、指定アドレス宛に送信するだけです。本文や添付画像はシステム側にて自動で画像処理され、そのまま相手にFAXされます。
添付可能なファイルはPDFが多いのですが、JPEG・PNG・Wordなども対応しているサービスもあります。

受信の仕組み

受信は、メール受信とほとんど変わりません。利用サービスより提供された受信専用FAX番号がFAXを受信すると、システム側が自動的に画像データに変換し、メールの画像を添付して送ってくれます。そのままメールを開けば、FAXが閲覧可能です。

このように、メールの扱いに慣れている人なら、インターネットFAXは簡単に利用することができます。

インターネットFAXの費用は?

インターネットFAXを利用するのにかかる費用には、主に「初期費用」「月額費用」「送受信料」があります。

・初期費用 約1,000円
・月額料金 1,000円前後
・送信料  1枚あたり10~15円
・受信料  無料、または1枚10円前後

初期費用や月額料金はサービスによって大きく異なり、条件を満たせば無料となるケースもあります。
また送受信料は、枚数が多くなるほど費用が高くなるサービスもあるため、しっかりと確認しておくことが大切です。

インターネットFAXを利用するメリット

メールのようにFAXができるインターネットFAXですが、利用するメリットはさまざまです。
以下、主なメリットをご紹介していきます。

いつでもどこでもFAXを送受信できる

複合機からFAXを送受信する場合、複合機の側に居なければ利用できません。しかしインターネットFAXなら、パソコンかスマートフォン、そしてインターネットさえあれば、いつでもどこでも送受信が可能です。
そのため外出や出張の多い人でも、FAXをすぐに確認・送信できるため、FAXでのやり取りが多い取引先でも安心して対応できます。

ランニングコストの削減

複合機を設置すると、機器の本体価格だけではなく、インク代や用紙代などの消耗品費も発生します。一方でインターネットFAXなら、こうした費用は不要です。月額料金と送受信料だけで月額料金は数千円程度ですから、ランニングコストの削減に大いに役立ちます。

保管や検索が容易

インターネットFAXを利用すれば、メールと同じように整理・保存ができます。取引先や種類ごとにファイルを作成し、その中にFAXデータを入れれば、管理や検索も簡単です。
すべてのFAXがデジタル化されますから、紙で整理する手間も省けるのもメリットです。

FAX番号の取得で信頼度が上がる

電話番号と同時にFAX番号も記載すれば、相手からの社会的信用度が上がります。
インターネットFAXでの使用可能な番号は「050番号」が多いのですが、サービスによっては地域の電話番号(「東京03」「大阪06」など)も利用可能です。
こうした地域番号の方が社会的信用度もぐっと上がりますので、社会的な信用度を上げたいと思っている方は、上手に活用しましょう。

まとめ

インターネットFAXは、いつでもどこでもFAXを送受信できる、とても便利なサービスです。特別なソフトや機器は一切必要なく、お手元にあるパソコンやスマートフォンさえあれば、すぐに始められます。

複合機を設置するのが面倒。外出先でもFAXを利用したい。FAX利用のランニングコストを減らしたい。
そのようにお考えの方は、ぜひインターネットFAXの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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