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固定電話をスマホで受ける方法は?転送や発着信の知識をつけてビジネス活用!

固定電話をスマホで受ける方法は?

リモートワークが推進された現在、会社に掛かってきた電話をスマホへ転送したいと考えている企業が増えています。また、従業員の数が少ない個人事業やスモールビジネスではオフィスに常駐する従業員がおらず、ビジネスチャンスを逃してしまうケースも考えられます。

この記事では固定電話への着信をスマホで受け取る方法や、電話転送の基礎知識をご紹介します。また、おすすめの電話転送サービスについてご紹介しますので、電話転送サービス導入を検討されている人は是非ご覧ください。

 

電話転送とは?

電話転送とは、固定電話への着信を、指定したスマホや携帯電話など、他の電話回線に転送する機能のことです。

たとえば、個人で事業を行っている人が外出している時、事務所に電話が掛かってきた場合は事務所に誰も居ないため電話応対をすることはできません。電話転送ができる環境を整えておけば、事務所にいなくても外出先で電話を受けることができるため、電話を取りこぼすことがなくなり、ビジネスのチャンスを逃すことがありません。

事務所や会社に常に人がいる場合でも、掛かってきた電話を担当者に直接転送することができれば用件の聞き取りや伝言といった作業を省けるため、業務を効率的に行えるだけではなく、電話を掛けてきた相手や電話応対をする従業員のストレスを軽減できます。

 

電話転送の種類

電話転送にはいくつかの種類があり、転送までの対応方法や時間が異なります。電話転送サービスを利用する場合は、どの形式が自分のビジネススタイルに合っているかを確認してからサービスを選ぶようにしましょう。

電話転送の種類

 

電話転送の種類 特徴
無条件転送 固定電話に着信があった場合、転送元の電話を鳴らさずに即座に指定の番号に転送する仕組み
無応答時転送 固定電話に着信があった場合、いったんは転送元の電話を呼び出して電話に出ない場合に、指定した番号に転送する仕組み
応答後転送 固定電話に着信があった場合、いったん電話を受け手動で別の電話番号に転送する仕組み

 

固定電話をスマホ・携帯電話に転送する方法

ここでは固定電話をスマホ・携帯電話に転送する方法をご紹介します

 

電話転送サービス

電話転送サービスとは、会社や事務所などの固定電話に掛かってきた着信を指定した電話番号へ転送するサービスです。サービスを利用するために新しく機器を設置する必要はなく、もともと使用していた固定電話機をそのまま利用できるケースが多いので、サービス導入のコストを抑えることができます。

固定電話の電話転送サービスとしては、NTT東日本・NTT西日本が提供している「ボイスワープ」というサービスが代表的なものになり、無条件転送や無応答時転送が簡単な設定で利用可能です。また、外出先からも転送の開始や停止などの設定変更が可能になっています。

利用時の注意点としては初期費用と月額利用料金がかかるほかに、発信者から転送元までの通話・通信料金は発信者の負担、転送元から転送先までの通話・通信料金は契約者の負担で料金がかかりますので、転送の頻度が多いと通話・通信料金が高くなる可能性があります

携帯電話の大手キャリアでも電話転送サービスを提供していますので、ご自身の端末使用状況に合わせて使い分けをすることが可能です。

 

IP電話

IP電話は、IP(Internet Protocol / インターネット プロトコル)という通信方法を使った電話のことで、これまでのような電話回線を利用したアナログ形式の電話とは別のものになります。

IP電話は050から始まる11桁の電話番号が割り当てられますので、市外局番の部分は全て「050」になります。ビジネスの信用度を高めるために03や06といった市外局番の利用を考えている人は注意が必要です。

また、インターネット回線(Wi-Fi 通信も含む)を利用して電話をつなぎますので、回線の強度によって通話の安定性が異なる点にも注意しましょう。

IP電話のメリットとしては、すでにインターネット回線がある場合は導入費用と通話料金が一般固定電話よりも安くなる点です。特に、導入費用については1/10程度になるケースもありますので、コストの面まで含めて検討すると良いでしょう。

 

光電話

光電話は、光ファイバーケーブル(光回線)を利用した電話サービスになります。光回線は電話回線やインターネット回線とは別のものですので、光電話を利用するためには光回線の引き込み工事を行う必要があります。回線の工事費が初期費用として必要になりますが、一般固定電話よりも基本料金は安くなっています。

光電話はインターネット回線の一種ですが、回線自体の強度が高いため通常のIP電話よりも安定性と速度に優れていて、一般固定電話と同等の安定性が期待できます。

 

電話転送アプリ

スマートフォンに専用の固定電話アプリをインストールすることで、固定電話の転送サービスを利用することができます。個人の電話番号はそのままで、新たに固定電話番号を取得して使い分けができるため、新しい電話機を買う必要がなく、電話回線やインターネット回線の工事も不要になりますので、導入コストを抑えて気軽にサービス利用を開始できます。

また、アプリを使って電話転送サービスを利用する場合はオンライン上で本人確認が完了できれば書類のやり取りが不要になるケースもありますので、面倒な手続きを避けたい場合や、なるべく早くサービスを利用したい場合には重宝します。

アプリを提供している会社によって03などの市外局番を利用できるケース、利用できないケースがあります。IP電話と同様に市外局番を使用したい場合は、注意して利用するアプリを選ぶようにしましょう。

 

クラウドPBX

クラウドPBXを使って電話を転送する方法もあります。クラウドPBXとは、PBX(Private Branch eXchange)構内交換機をクラウド化することでインターネット上で通話や通信ができるサービスのことで、電話転送以外にも様々なビジネス向けの機能が使用でき、業務効率改善効果も期待できるため企業や個人事業主から注目されています。

システムがクラウド化されているためPBX装置を設置する必要がなくなり、サービス導入時には各種工事が不要になります。また物理的な装置が無いので機器のメンテナンスや保守点検のコストもかからないのが魅力です。

クラウドPBXはアプリと同様にウェブ上で全てが完了しますので、サービス導入までの期間を短縮でき、その点でもビジネス利用に最適です。また、パソコンやタブレットでも使用できますので、アプリよりも使い勝手が良い点がメリットになります。

 

受信だけでなく発信もできるからビジネスに活用できる

電話転送サービスは固定電話に掛かってきた着信を転送するだけではなく、発信を転送することも可能なため、電話転送サービスを導入すればビジネスに活用できるメリットがあります

外出先で転送された電話に出ることができず折り返し電話をする場合に、設定した固定電話番号を利用して発信できるため、取引先やお客様も発信元の電話番号がわかるので安心して電話を取ることができます。

また、発信者が私用携帯電話と仕事用携帯電話を兼用している場合、不特定多数の人に自分の携帯電話番号が知られてしまいプライバシーが脅かされる可能性がありますが、電話転送サービスを利用していれば、電話番号を知られることはありませんのでリスクを回避できます。

 

抱える悩み事によっておすすめサービスが変わる!

ビジネスに活用できて非常に便利な電話転送サービスですが、抱えている悩み事によっておすすめのサービスが変わります

悩み事が会社や事務所に掛かってきた電話を転送して電話対応がしたい、外出先からも固定電話の番号で発信をしたいといった人なら、着信と発信の機能のみのサービスを選択し月額使用料や通話・通信料金が安いサービスを選ぶのがおすすめになります。

電話転送サービスだけではなく、03市外局番を利用したい場合や、ガラケーでも電話転送サービスを使いたい場合、事業規模によってはCTIシステムやIVR機能を使いたい場合もあるでしょう。

悩み事によって最良となるサービスが変わりますので、まずはどんな機能が必要になるのか、どんな使い方をしたいのかを整理してから、固定電話をスマホ・携帯電話に転送する方法を検討しましょう

 

抑えておきたい転送サービスの注意点

外出時やリモートワークで不在時に電話対応を助けてくれる非常に便利な電話転送サービスですが、契約するサービスによってはいくつかの注意点があります。ここでは電話転送サービスを利用する際の注意点を確認しましょう。

 

電話を転送するのに料金がかかる

電話会社が提供する電話転送サービスは、転送元から転送先までの通話・通信料金がかかります。会社や事業所には仕事に関する案件以外でも電話が掛かってくる可能性があり、仕事に関係のない電話でも転送すれば通話・通信料が発生します。

また、電話に出られない場合でも電話は「転送状態」になっていますので、呼び出しが続いていれば通話・通信料が発生してしまい、転送電話サービスの利用料金が高くなるケースがあります。

 

転送先は複数設定できない

電話転送サービスで選べる転送先の電話番号ですが、通常は固定電話の番号1つにつき1台の端末しか指定できません。複数の人に電話を転送する場合は、その度に手動で転送作業を行う必要があります。

そのため、複数人で電話転送サービスを利用する場合は、機能を有効活用できない可能性も考えられます。事業規模が大きくなり、転送先の人数が増えるほど転送作業が増えることになりますので、利用状況によってはマイナス面のほうが大きくなるかもしれません。

 

会社からの着信かプライベートの着信か判断しにくい

電話転送サービスを利用した場合、どこからの着信であるか携帯端末に表示されないため、掛かってきた電話が仕事の電話なのかプライベートの電話なのか判別できません

仕事の電話に対して親しい人と話すような口調で電話に出るのは失礼になりますし、プライベートの電話に対して会社員としての電話対応をするのは不自然です。そのため、着信に対しての最初の対応が難しくなります。

 

折り返し発信をする場合は携帯電話番号での発信となる

転送電話に出ることができず折り返し電話をする場合は、発信元の携帯電話番号が使われます。相手側がナンバーディスプレイや携帯端末などを使っていて発信者の電話番号を確認できる場合、知らない電話番号からの着信となりますので不安に思う人もいるかもしれません。

また、私用携帯電話をビジネス用の電話として兼用している場合は、私用携帯電話の電話番号が不特定多数の人に知られてしまいますので、プライバシーの面でも不安があります。

 

近年人気が高まっているクラウドPBXとは

固定電話をスマホ・携帯電話に転送する方法はいくつかありますが、最もおすすめのサービスは「クラウドPBX」になります。

近年人気が高まっているクラウドPBXとは

クラウドPBXはインターネット上にPBX(構内交換機)を設置し、通話や通信を行うサービスで、インターネット環境が整っていれば世界中の全ての拠点をつないで電話機能(内線・外線・転送)を使用でき、スマートフォンから会社の代表番号で電話を発信することも可能です。

インターネット上でシステムを運用しているため物理的な装置が不要となり、サービス導入のための工事や専用機器のメンテナンス費用削減が可能です。また、申込やサービスの各種設定はウェブやアプリで簡単に行うことができ即座に反映されるので、すぐにサービスを利用したい人にとって便利です。

また、クラウドPBXは電話転送の利用料金が0円であることや、会社用の電話番号と私用携帯電話の電話番号の使い分けができるなど、従来の電話転送サービスのデメリットを解消することができます。さらにCTIシステムやIVR機能など、ビジネスを効率化するオプション機能を追加できるため、クラウドPBXは近年人気が高まっており、クラウドPBXを導入する企業や個人事業主は年々増えています

 

クラウドPBXのメリット・デメリット

ビジネスで電話転送サービスを利用するならクラウドPBXが最もおすすめのサービスになりますが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。また導入を検討するならデメリットも事前に確認しておきたいですよね。

ここではクラウドPBXのメリットとデメリットをご紹介しますクラウドPBX導入には様々なメリットがあります。具体的なメリットを確認していきましょう。

 

サービス導入・利用のコストを削減できる

クラウドPBXはインターネットを利用して通話や通信を行いますので、システムを構築するのに物理的な装置を必要としません。そのため、主装置の購入・レンタルの費用や装置を設置するための費用、専用回線の開設工事費用などはかからず、サービス導入時のコストを削減できます

また物理的な装置が必要ないということは、機器のメンテナンスや保守点検のコストも不要となり、ランニングコストを抑制することが可能です。

さらにクラウドPBXを利用する場合、インターネットに接続されているスマートフォンやパソコン、その他の端末は「内線扱い」になりますので、電話転送の料金がかかりません

 

サービス導入期間が短縮できる

電話転送サービスの種類によっては、機器の設置工事やシステム利用のために専用の回線工事が必要な場合がありますが、クラウドPBXはシステムがクラウド化されているため、インターネット回線さえあればすぐにサービスを利用でき、サービス契約から使用開始までの期間を短縮できます

クラウドPBXのサービスによっては、申込完了と同時に利用開始できるものもありますので、なるべく早く電話転送を利用したいという人にもおすすめです。

 

複数の端末に電話を転送することが可能

電話転送サービスによっては、固定電話の番号1つにつき転送先は1つまでしか指定できませんが、クラウドPBXなら複数の端末に対して電話を同時転送することが可能です

転送先が複数あることで電話を逃す機会は減りますし、自動で転送してくれるため面倒な転送作業は必要ありません。

 

転送の着信か私用電話への着信か判別できる

通常の電話転送サービスの場合は転送された電話番号を確認することはできませんが、クラウドPBXなら電話番号が表示されるため、会社から転送された電話か私用電話への着信なのか判別することができます

着信先がわかれば、電話対応の一言目も変えることができるのでサービス利用者がより便利になります。

 

会社の固定電話番号から発信できる

従来の電話転送サービスでは転送電話に折り返しをする場合、発信元の携帯電話番号が使われますが、クラウドPBXなら会社の固定電話番号から発信できます

折り返しの着信を受ける相手はどこからの着信かわかって安心できますし、電話をかける側も私用携帯電話の番号を相手に通知させずに済みますのでプライバシーを守れて安心です。

 

ビジネスに便利な機能を追加できる

クラウドPBXは、ビジネスに便利な機能を追加で利用することができ、業務効率の改善が可能です

たとえば、管理しているデータと電話番号を連携させ顧客情報を自動で表示させる「CTIシステム」や音声案内で接続先を振り分ける「IVR機能」、いつでもどこでもスマホでFAXが確認できるネットFAX機能が挙げられます。

クラウドPBXで03番号の取得・開設をしたい方はこちら

 

クラウドPBXのデメリット

次にクラウドPBXのデメリットについても確認していきましょう。

 

毎月費用がかかる

クラウドPBXを利用するには、毎月基本料金の支払いが必要です。料金はサービス提供会社によってことなりますが、おおよそ3,000~5,000円前後になります。

月額料金がかかるとはいっても、他の電話転送サービスも月額基本料金はかかりますし、クラウドPBXの場合は電話転送自体には料金がかかりませんので、サービス利用のトータルコトストで考えるとクラウドPBXがお得であることは間違いありません

 

導入時に電話番号が引き継げないケースがある

クラウドPBXのサービスによっては、03や06などの市外局番を利用できないケースがあります。その場合は、現在使用している電話番号を引き継ぐことができないため、新たに電話番号を取得してサービスを利用することになります。

光回線を使ったクラウドPBXの場合は市外局番の電話番号を使うことが可能ですので、電話番号を引き継ぎたい場合は光回線を利用したサービスを選ぶようにしましょう。

 

回線の状況によっては通話品質が安定しない

クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行いますので、回線の状況によっては通話品質が安定せず、ノイズやハウリングが発生したり音声が途切れる場合があります

クラウドPBXのサービス提供会社によって通話品質は変わりますので、契約前に通話品質をチェックしましょう。また、通常のインターネット回線と光回線では、光回線の方が通話品質が安定する傾向がありますので、そちらを参考にサービスを選ぶのも良いでしょう。

 

特殊な番号には発信できない場合がある

クラウドPBXは050番号のIP電話タイプと市外局番が利用できる光電話タイプの2種類があり、IP電話タイプの場合は110番や119番などの特殊な番号には発信できません

現在はほとんどの人が個人の携帯端末を持っているため、大きなデメリットにはなりませんがクラウドPBX利用時には認識しておくことが必要です。

 

まとめ

この記事では固定電話をスマホで受け取る方法と、電話転送サービスの中で最もおすすめなクラウドPBXについて詳しくご紹介しました。

会社のビジネススタイルに合わせて電話転送サービスを選択することで、お客様からの電話を逃すことなく受け取ることができ、ビジネスチャンスを獲得できます

様々な電話転送サービスの中でもクラウドPBXはビジネスに特化したサービスを提供していますので、業務を改善したいと考えている人はクラウドPBXの導入をおすすめします

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