Skypeの上手なビジネス活用方法について解説します
「ビジネスを始めるのにSkypeを使おうと思うけど、どうやって活用すればいいのかわからない…」そのようにお悩みはありませんか？
Skypeはマイクロソフト社が提供しているツールであり、全世界で利用されています。非常に便利なツールですが、初めてビジネスで使用する方はどのように活用すればいいのか迷ってしまいますよね。
ここでは、Skypeの便利機能を紹介し、ビジネスでの上手な活用方法について詳しく解説していきます。
Skypeの主な基本機能
Skypeには、主に「チャット機能」「通話機能」の2つの便利機能があります。これらについてご紹介していきます。
既読確認ができる「チャット機能」
Skypeを利用すれば、特定の相手と文字でチャットをすることができます。相手のID名やアイコンが常に表示されるため、誰と会話しているのかが明確です。過去のやり取りは履歴として保存されるので、連絡ミスも防げます。
グループを作成すれば、複数人でのチャットができます。個別にメッセージを送る必要もなく、スピーディに情報共有できるので、3人以上でのプロジェクト進行時に便利です。
Skypeのチャット機能では、相手がどこまで既読であるかを確認できる点が特徴です。相手が既読した部分まで、相手のアイコンが右下に表示される仕組みとなっています。
文字だけではなく、ファイルの送受信もできます。容量が多いファイルや動画ファイルでも、Skypeなら簡単に送れます。ファイル送信が成功したら通知が来るので安心です。
音質が比較的クリアな「通話・ビデオ通話機能」
Skypeの基本機能として通話機能があります。WEBカメラとマイクを用意すればOK。1対1の会話はもちろん、複数人での同時通話もできます。
Skypeの通話は、他の無料通信ツールと比較して、音質や画質が高いと好評です。重要な会話をするときには音質が重要ですから、Skypeなら安心ですね。ただしインターネット接続だと通信環境の影響を受けるので、速度によっては品質が下がることもあります。
これら2つの機能は全て無料で使えるので、ビジネスでのコスト削減に大いに役立ちます。
Skypeのビジネス活用方法
ではSkypeを実際にどのようにビジネス活用すればいいのでしょうか。以下、主な活用方法を3つご紹介します。
ビデオ通話でミーティングや会議を行う
Skypeのビデオ通話を利用すれば、たとえ取引先やお客様と距離があっても、リアルタイムに会議することができます。同時に最大10人まで参加できるので、複数人でのミーティングも可能です。
Skypeの会議でおすすめなのが、「画面共有」機能。会議中にデスクトップ画面を共有すれば、同じ図や絵を見ながら会議ができます。まるで本当にその場に居合わせたように、リモート会議できるのは魅力的ですね。
チャット機能によるスピーディなやり取り
メールで取引先とやり取りする場合、「相手が内容を確認したかわからない」「気軽に返信がしづらい」といったデメリットがあります。
Skypeのチャット機能を利用すれば、相手の既読状況が確認できます。どこまでメッセージを読んでもらえたかが把握できるので、理解のすれ違いを防ぐのに役立ちます。
またチャットですから「了解しました」といった一言返信がしやすいのも特徴です。電話やメールでやりとりするよりも気軽に連絡できるので、よりスピーディな対応が可能となります。
アプリでいつでもどこでもメッセージ確認や会議参加が可能
Skypeのアプリをスマホにダウンロードすれば、外出先でもSkypeを使用することができます。チャット機能はもちろん、ビデオ通話もできるので会議に参加も可能です。
パソコンよりも気軽にチェックできますし、相手に伝えたいこともすぐにメッセージで送信できるので、Skypeを利用する際はぜひスマホのアプリもダウンロードしておきましょう！
Skypeをさらに活用するなら「Skype for Business」
Skypeは基本的に無料で利用できます。しかし、「ネット環境が悪いと音質や画質が劣化」「固定電話や携帯電話には通話不可」といった問題があります。
これらを解決するのにおすすめなのが「Skype for Business」です。月額料金が発生しますが、無料版よりもさらに便利な機能が強化されます。以下、主な特徴を2つご紹介します。
セキュリティの強化
Skypeのすべての通信が強固に暗号化されるため、漏洩リスクが格段に減ります。
さらに、アカウント制限ができたり、特定アカウントだけ外部のSkype通話を許可するなどの機能も利用できます。
情報が外部に漏れる心配がぐっと減りますので、セキュリティ重視の方におすすめです。
固定電話への通話が可能
Business版では、外線への発信が可能です。公衆回線を利用するために、音質はさらに安定します。ネット回線に依存しないため、たとえネット環境が悪い場所でも安心です。
ただし、電話番号が付加されるわけではありませんので要注意です。Skypeを通じた電話なので、社会的信用力もありません。
もしも電話による社会的信用力が必要な場合、03番号サービスの導入を検討してみると良いでしょう。対外的な信用力が格段に上がりますし、公的書類に書き込むことも可能です。
まとめ
Skypeは相手とのコミュニケーションが非常に円滑になるツールです。そのためビジネスに活用すれば、さらに取引先や仕事仲間との仕事効率がアップすることでしょう。
無料版だけでも非常に便利ですが、「もっと便利機能を追加したい！」と思った方は、有料版への移行を検討してみてくださいね。
