面倒な経費精算を何とかしたい!小口現金制度とはどんなもの

「そろそろ経費の精算をしないと・・」「財布の中に領収書が一杯になっている・・」「経理の方は忙しそう・・今持っていったら嫌な顔されるな・・」

経費精算の締め日が近づくとこんなことありませんか?

会社によってやり方は異なりますが、経費精算を都度現金で行っているところはまだたくさんあります。
個人事業主や会社のオーナーの場合は個人で使用したものと、会社で使用したものの区別がわからなくなってしまうこともあります。

経理担当とも現金や書類のやりとりをしなければならず、案外手間になるものです。
そんな時に活用されているのが小口現金制度です。

小口現金とは

会社では、日々文房具の購入や交通費の支払など、少額ながら細かい現金の出入りがたくさんあります。
また事業規模が大きくなるにつれて、営業所や支社などでも少額の支払が日々発生します。

こうした出費を毎日経理担当が処理をしていると大変な手間がかかります。
また大きな現金や重要書類を保管している金庫を少額現金の出入りのために都度開けなければならないのはリスク管理上の問題もあります。

そうした場面での少額の現金を管理するための仕組みが小口現金制度です。
仕分けでの勘定科目にも小口現金として仕分けされます。

小口現金を管理する場合の経理処理

経理担当者は小口現金の担当者(小口現金係)に一定期間分の少額の現金を予め渡します。
小口現金係は使用した現金の内訳を「小口現金出納帳」という帳簿に記載して、期末(月末)に経理担当者に提出します。
経理担当者は小口現金出納帳を元に一カ月分の仕分けを記入し、現金を補充するというものです。

 

①月初に小口現金係に現金を渡す

借方 貸方
小口現金 50000円 当座預金 50000円

 

②月末に小口現金係からの現金出納帳を整理

借方 貸方
消耗品 3000円 小口現金 9000円
交通費 2500円
新聞図書費 4500円

 

③小口現金の補充をする

借方 貸方
小口現金 9000円 当座預金 9000円

 

小口現金制度のメリット・デメリット

メリット
・細かい現金を都度精算する手間が省ける
・仕分けの伝票枚数を減らすことができる
・少額の出金のために大金庫を開閉する必要がない

デメリット
・経理以外で現金の管理が必要(盗難・紛失のリスク)
・経理の目が届きにくいため不正の温床となりやすい
・利用する際の申請の手間や上席者の承認が必要

これからの経費処理

会社の規模の大小にかかわらず、少額の現金の出入りは必ず発生します。
頻度に応じて小口現金の金額や報告期間を設定するのが合理的です。

一方、現金のやりとりが多くなると、その分、管理事項が多くなりリスクも大きくなります。

そのため最近ではキャッシュレスの流れも増えています。

例えば
①小口現金は立て替え払いで対応し、経理部に申請し給与振り込みで支払う
②法人クレジットカードを作成し経費精算は法人クレジットカードを使用する
③ビジネスデビットカードを作成し経費精算はデビットカードでの即時決済とする

 

①給与振り込み
・経費精算用紙と領収書を、給与振り込みの〇日前までに提出するなどのルールを決めておきます。
すべて書面でのやりとりで済むため現金の出入りがなくなります。
最近ではスマホやクレジットカードなどキャッシュレスで購入できる場所が増えていますが、経費精算はいまだに現金という会社もありますので、こうした方法もひとつです。

②法人クレジットカード
・法人名義でクレジットカードを作成します。
経費支払いをカードで行うことで請求が一本化されます。
現金では公私の区別がつきにくいですが法人カードであれば、しっかりと分けることができます。
個人事業主や会社経営者の場合はゴールドカードなどを持つことでステータス性があり、満足感を得ることができ、同時に補償などの付帯サービスもあります。

③法人デビットカード
・法人名義でデビットカードを作成します。
クレジットカードではなく即時決済のデビットカードで経費支払いをキャッシュレスにします。
使用した際に即時で口座から引き落としになるので、誰がいくら使用したかが通帳の履歴で明確になります。
明細をWEBで確認できるなど、クレジットカードに抵抗のある方でも安心して利用できます。

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