スマホを内線化する前にちょっと待った！メリットとデメリットを知っておこう
スマホを内線化すれば業務効率化が実施できコスト削減もできる。
そんな営業トークに魅力を感じ、スマホ内線化を検討している企業も多いでしょう。
確かにスマホ内線化によって、業務効率化やコスト削減の効果は期待できます。
しかしスマホの内線化にはデメリットもあります。
メリットだけではなくデメリットについても知っておきましょう。
スマホ内線化を導入する企業が増えている背景
ここ5年くらいでスマホを内線化する企業は増えてきました。
以前はスマホを内線化したい場合、IP-PBXを自社で構築したり、通信キャリアが提供するFMCサービスを利用する必要がありました。
IP-PBXの導入となると投資額も大きくなり、ある程度の利用人数がいないとメリットが出ません。
しかし、近年03番号取得サービスのようなクラウド型のPBXサービスが出現し、小規模でもスマホ内線化を導入することができるようになりました。
自社で設備を持つ必要がなく工事不要で簡単に利用開始できることで、スタートアップ企業や小規模オフィスを中心に03番号取得サービスを利用したスマホ内線化は広がりを見せたのです。
スマホ内線化のメリット
スマホを内線化すると、業務効率化ができたりコスト削減ができると言われています。
具体的にどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
外出先でも03番号にかかってきた電話を受信できる
スマホが内線として機能するため、外出先でも03番号にかかってきた電話をスマホで受信することができるようになります。
03番号にかかってきた電話を一度切ってから営業社員の携帯に連絡するという無駄なアクションが減り、外勤社員が多い場合は業務効率化のメリットが大きくなります。
コストが削減できる
03番号から携帯電話、携帯電話同士など、社内通話が全て内線化されて無料になります。
固定電話から携帯電話に転送している企業や、外出先で携帯電話を利用した社内通話が多い場合はコスト削減につながるでしょう。
内線化されたスマホから03番号で発信できる
サービスによっては、内線化されたスマホから発信した際に03番号を通知することができます。
携帯電話の番号をクライアントに通知する必要がないので、仕事用の電話とプライベートの電話を完全に分けることが可能です。
個人のスマホを利用して内線化することもできるので、会社支給の携帯を用意する必要がないという利点もあります。
内線経由の通話は会社請求、それ以外は個人負担と自動的に仕分けしてくれるので便利です。
03番号の一斉着信・ピックアップなどの機能が利用できる
スマホ内線化によって03番号をスマホに一斉着信させたり、社内で鳴っている固定電話のピックアップをスマホで行えるなどの機能が利用できます。
利用できる機能はサービスによって異なるので、電話の利用シーンを考えながら導入サービスの機能を細かく検討していきましょう。
スマホ内線化のデメリット
業務効率化やコスト削減など、スマホ内線化によって得られるメリットは大きいですが、スマホ内線化には考慮しておくべきデメリットもあります。
内線化されたスマホの発信で03番号が表示されない場合がある
サービスによっては内線化されたスマホから発信しても、相手側に03番号が表示されない場合があります。
携帯番号で発信となる場合があるので、03番号通知が必須なのであれば導入前にサービスの仕様をきちんと確認しておきましょう。
固定電話回線やデータ回線の増設が必要な場合がある
03番号取得サービスのようなクラウド型PBXサービスではなく、自前でスマホ内線化の設備を用意する場合は、固定電話回線やデータ回線の増設が必要となる場合があります。
これはスマホを内線として発信・受信する際に固定電話回線やデータ回線を利用するため、規模によっては現在の回線数や帯域だと不足するからです。
規模によって適したサービスが異なる
スマホを内線化する方法は一つではありません。
03番号取得サービスのようなクラウド型PBXサービスや通信キャリアが提供するサービスなど、規模に応じて適したサービスが異なります。
小規模でサービスを導入した後に利用人数が増えた場合、同じサービスを使い続けると逆に割高になる可能性があります。
規模に応じてサービスを検討していく柔軟な対応が必要です。
メリット・デメリットを知って効果的にスマホ内線化を実現しよう
スマホ内線化にはデメリットもありますが、規模に応じた方法を検討すればメリットの大きいサービスです。
サービスごとに機能や料金の違いがあるので、内線化の方法が決まったら機能や料金もしっかり確認しておきましょう。
適したスマホ内線化サービスを利用すれば、業務効率化とコスト削減の両方を実現することができます。
